Buoni acquisto digitali e cartacei: quale soluzione conviene davvero?

7 Febbraio 2025

I buoni acquisto rappresentano una soluzione diffusa sia per le aziende che per i dipendenti, offrendo vantaggi in termini di welfare aziendale e gestione delle spese. Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha portato all’evoluzione dei buoni acquisto digitali, ma i formati cartacei restano comunque in uso. Qual è la scelta più conveniente? Scopriamo le principali differenze, i vantaggi e gli scenari di utilizzo di entrambe le opzioni.

I buoni acquisto possono essere emessi sia in formato digitale che cartaceo, ma le loro caratteristiche variano in termini di utilizzo, gestione e sicurezza. Ecco un confronto tra le due soluzioni.


1) Buoni acquisto digitali: caratteristiche e funzionalità

I buoni acquisto digitali sono codici elettronici o carte virtuali che possono essere utilizzati per acquisti online e nei negozi fisici convenzionati. Possono essere emessi sotto forma di codici univoci, QR code o carte digitali compatibili con i principali circuiti di pagamento.

2) Integrazione con wallet digitali e app aziendali. Uno dei principali vantaggi dei buoni digitali è la loro integrazione con wallet elettronici e app aziendali per una gestione semplificata e immediata. Questo consente un accesso più rapido ai fondi e una riduzione dell’uso di supporti fisici.

I buoni cartacei sono ancora utilizzati in alcune realtà aziendali e commerciali. Sebbene offrano un’esperienza d’uso familiare e non richiedano strumenti tecnologici, presentano limitazioni come il rischio di smarrimento, la necessità di gestione fisica e una minore flessibilità.

Situazioni in cui possono essere la scelta giusta

Esistono contesti in cui i buoni cartacei risultano ancora convenienti, come in aziende con lavoratori poco avvezzi all’uso delle tecnologie digitali o in piccoli esercizi commerciali che non dispongono di terminali per la gestione dei buoni digitali.

a) Maggiore tracciabilità: uno dei principali punti di forza dei buoni digitali è la tracciabilità, che permette un controllo preciso sulle transazioni effettuate.

- Controllo in tempo reale delle transazioni: le aziende possono monitorare l’uso dei buoni in modo immediato.

- Riduzione delle frodi e dell’uso improprio: i buoni digitali limitano il rischio di duplicazione o di utilizzo non autorizzato.

b) Efficienza operativa e riduzione dei costi: l’adozione dei buoni digitali porta a una riduzione dei costi amministrativi legati alla stampa, distribuzione e gestione dei supporti cartacei.

Minori spese amministrative per la gestione: l’assenza di supporti fisici riduce il carico di lavoro amministrativo.

Velocità nelle emissioni e nei rimborsi: i buoni digitali possono essere emessi e rimborsati in modo istantaneo, senza ritardi legati alla logistica.

Sebbene i buoni digitali siano sempre più diffusi, esistono settori in cui il cartaceo rimane una scelta valida.

- Settori e categorie di lavoratori che preferiscono il cartaceo: ad esempio, lavoratori meno digitalizzati o aziende con processi di acquisto tradizionali.

- Barriere all’adozione del digitale e soluzioni alternative: alcune aziende potrebbero riscontrare difficoltà nella transizione, ma esistono soluzioni ibride per facilitare l’adozione graduale del digitale.

Evoluzione delle normative e spinta verso la digitalizzazione

Le normative recenti favoriscono sempre più la digitalizzazione dei pagamenti e dei benefit aziendali. Questo porta vantaggi in termini di sicurezza e conformità fiscale.

Le nuove tendenze nelle politiche aziendali: sempre più aziende stanno migrando verso soluzioni digitali per migliorare l’efficienza.

Maggiore sicurezza e conformità fiscale: il digitale permette di rispettare le normative fiscali in modo più trasparente e automatizzato.

L’adozione dei buoni digitali è facilitata dall’integrazione con piattaforme di welfare aziendale e strumenti di pagamento innovativi.

Come ottimizzare la gestione dei benefit aziendali: la digitalizzazione consente di gestire i buoni in un unico sistema centralizzato.

Satispay e altre soluzioni per l’automazione dei buoni acquisto: piattaforme come Satispay semplificano l’uso e la gestione dei buoni acquisto digitali, rendendoli ancora più accessibili.